Aperçu en tant qu'assistante
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Chiffres clés
Contacts totaux
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Missions
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États des lieux total
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CA total HT
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Doublons
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Pipeline commercial
Dernières missions
| Mission | HT | Statut |
|---|
Contacts récents
| Contact | Statut |
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Prochains RDV
Espaces agences
Ouvrez l'extranet d'une agence exactement comme elle le voit — en lecture seule, pour un problème ou un souci de paramétrage. Seules les agences à l'espace activé peuvent se connecter à leur extranet.
Activer l'espace d'un autre client
Plus de factures pour les agences : supprimez celles déposées auparavant (fiches clients et fichiers PDF).
Rapports
Rapports d'état des lieux déjà enregistrés, classés par client. Pour transmettre un nouveau rapport à une agence, ajoutez-le à la main dans sa fiche client › Documents (nom + lien).
Clients
— contactsligne orange = doublon potentiel
| Client | Coordonnées | Type | Statut | Dernier contact |
|---|
Prospection
Missions
| Agence | Adresse | Type · Bien | Date | HT | TTC | Statut |
|---|
Campagnes
Emails envoyés
0
Taux d'ouverture
0%
Taux de clic
0%
| Campagne | Envoyés | Ouverts | Clics | Réponses | Date | Statut |
|---|
Écrire un email
Cliquer pour ajouter une pièce jointe
PDF, Word, Excel, Image — max 25 Mo
Modèles rapides · cliquez pour remplir l'email
Suivi des envois · 30 derniers jours, mis à jour automatiquement
Aucun email envoyé
Synchronisation Brevo
Contacts Brevo
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Contacts Notion
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Unifiés
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Doublons
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Clique sur "Lancer la sync" pour charger tes contacts Brevo
Agenda
Événements de la semaine
Aide
🏠 Aujourd'hui
L'accueil du CRM : ce qui demande votre attention et les chiffres de votre activité.
À traiter → réservations à confirmer, doublons détectés, demandes d'avis Google en attente…
Chiffres clés → contacts, missions du mois, états des lieux, CA, doublons
Suivi des emails → envoyés, ouverts, cliqués, réponses, sans suite
Filtrer par mois → menu en haut de page (« Tout » pour toute la période)
Synchroniser → recharge vos données depuis le cloud
Nouvelle mission → raccourci vers la création d'une mission
Chiffres clés → contacts, missions du mois, états des lieux, CA, doublons
Suivi des emails → envoyés, ouverts, cliqués, réponses, sans suite
Filtrer par mois → menu en haut de page (« Tout » pour toute la période)
Synchroniser → recharge vos données depuis le cloud
Nouvelle mission → raccourci vers la création d'une mission
✅ Astuce : cliquez sur le chiffre d'affaires pour basculer entre HT et TTC. Carte « Avis Google » › « Envoyer les demandes » pour relancer les locataires dont la demande d'avis n'est jamais partie.
📥 Réservations
Menu Missions › Réservations : les demandes d'état des lieux envoyées par vos agences.
D'où viennent-elles ? → de l'extranet de l'agence ou de votre page de réservation publique
Saisie manuelle → bouton « Saisie manuelle » pour une demande reçue par téléphone ou email
Champs obligatoires → téléphone et email de chaque locataire, nom du propriétaire, superficie, date de l'entrée pour une sortie
Pièces jointes → plusieurs fichiers possibles, en une ou plusieurs fois
Confirmer → choisir date, heure et agent : le ou les locataires reçoivent leur convocation, la mission est créée et l'agence voit « Confirmé » dans son extranet
Nouvelles demandes → pastille rouge dans le menu ; « 🔔 Activer » pour recevoir une notification
app.lokentia.fr/booking?agency=…Saisie manuelle → bouton « Saisie manuelle » pour une demande reçue par téléphone ou email
Champs obligatoires → téléphone et email de chaque locataire, nom du propriétaire, superficie, date de l'entrée pour une sortie
Pièces jointes → plusieurs fichiers possibles, en une ou plusieurs fois
Confirmer → choisir date, heure et agent : le ou les locataires reçoivent leur convocation, la mission est créée et l'agence voit « Confirmé » dans son extranet
Nouvelles demandes → pastille rouge dans le menu ; « 🔔 Activer » pour recevoir une notification
ℹ️ Le nom et le mobile de l'agent choisi apparaissent dans la convocation. Un rappel est envoyé automatiquement avant le rendez-vous.
📋 Missions
Menu Missions › Missions : tous vos états des lieux, planifiés ou réalisés.
Créer → « Nouvelle mission » → agence, type, adresse, date, bien (type, typologie, meublé), montant
Modifier → icône ✏️ sur la ligne ; « Confirmer le RDV » s'y trouve pour une mission créée à la main
Changer le statut → cliquer directement sur la pastille de statut
Filtrer → Toutes / Planifiées / En cours / Terminées / Annulées
Montants → le TTC est affiché, la TVA apparaît au survol
Modifier → icône ✏️ sur la ligne ; « Confirmer le RDV » s'y trouve pour une mission créée à la main
Changer le statut → cliquer directement sur la pastille de statut
Filtrer → Toutes / Planifiées / En cours / Terminées / Annulées
Montants → le TTC est affiché, la TVA apparaît au survol
📅 Planifiée
⏳ En cours
🏁 Terminée
✕ Annulée
✅ Une mission terminée entre dans la rémunération de l'agent et peut déclencher la demande d'avis Google au locataire.
📅 Agenda
Menu Missions › Agenda : missions et rendez-vous dans un calendrier.
Affichage → « 7 jours » ou « Mois », navigation ← →, « Aujourd'hui » pour revenir à la date du jour
Nouveau RDV → titre, date, durée, type
Google Agenda → icône 📅 sur un événement pour l'ajouter à votre agenda
Nouveau RDV → titre, date, durée, type
Google Agenda → icône 📅 sur un événement pour l'ajouter à votre agenda
ℹ️ Missions en vert, RDV en bleu.
👥 Clients & Rapports
Menu Clients : vos agences, partenaires et cibles.
Ajouter → « Nouveau client »
Filtrer → Tous / Clients actifs / Cibles / Brevo / Doublons, ou barre de recherche
Fiche client → cliquer sur une ligne : Informations, Commandes (avec les rapports), Tâches, Messages, Documents, Emails & tracking
Email groupé → cocher plusieurs clients → « Envoyer un email »
Doublons → lignes en orange ; filtre « Doublons » pour les fusionner
Rapports → onglet Clients › Rapports : tous les rapports d'état des lieux, classés par client, avec recherche par adresse ou locataire
Filtrer → Tous / Clients actifs / Cibles / Brevo / Doublons, ou barre de recherche
Fiche client → cliquer sur une ligne : Informations, Commandes (avec les rapports), Tâches, Messages, Documents, Emails & tracking
Email groupé → cocher plusieurs clients → « Envoyer un email »
Doublons → lignes en orange ; filtre « Doublons » pour les fusionner
Rapports → onglet Clients › Rapports : tous les rapports d'état des lieux, classés par client, avec recherche par adresse ou locataire
ℹ️ Les rapports s'ajoutent à la main : fiche client › Documents (nom + lien). Ils apparaissent alors dans la fiche et dans l'extranet de l'agence.
🔑 Espaces agences (extranet)
Chaque agence cliente peut avoir son espace pour commander et suivre ses états des lieux.
Activer un espace → fiche client › interrupteur « Espace extranet activé », ou page Espaces agences › « Activer l'espace d'un autre client »
Email de bienvenue → proposé quand vous passez le client en « Client signé ✅ »
Connexion de l'agence →
Ce que voit l'agence → prochains rendez-vous, suivi de ses états des lieux, rapports, documents, messages, formulaire de commande
Voir comme l'agence → page Espaces agences › ouvrir un espace en lecture seule (dépannage, paramétrage)
Email de bienvenue → proposé quand vous passez le client en « Client signé ✅ »
Connexion de l'agence →
app.lokentia.fr/extranet, par lien reçu par email (aucun mot de passe)Ce que voit l'agence → prochains rendez-vous, suivi de ses états des lieux, rapports, documents, messages, formulaire de commande
Voir comme l'agence → page Espaces agences › ouvrir un espace en lecture seule (dépannage, paramétrage)
✅ Une agence dont l'espace est désactivé ne peut plus se connecter. Chaque agence ne voit que ses propres commandes.
🎯 Prospection
Suivez vos prospects à travers 9 étapes, de la prise de contact jusqu'au client gagné (ou perdu).
À contacter
Email envoyé
Email ouvert
Réponse reçue
RDV planifié
Devis envoyé
Négociation
Gagné ✅
Perdu ❌
Ajouter → « Ajouter un prospect », ou « Sync contacts » pour reprendre vos clients
Déplacer → boutons → sur chaque carte
Modifier / voir la fiche liée → cliquer sur la carte
Supprimer → ✕ en haut à droite de la carte
Analyse CA → CA mensuel, trimestriel, annuel projeté et prévisionnel pondéré
Déplacer → boutons → sur chaque carte
Modifier / voir la fiche liée → cliquer sur la carte
Supprimer → ✕ en haut à droite de la carte
Analyse CA → CA mensuel, trimestriel, annuel projeté et prévisionnel pondéré
✅ Astuce : en « Gagné », renseignez le CA mensuel — il compte directement dans l'Analyse CA. En « Perdu », notez le motif pour garder une trace.
✉️ Emails & Campagnes
Menu Emails : écrivez à vos clients et suivez ouvertures et clics.
Écrire → destinataire, objet, message, pièce jointe (25 Mo max) → « Aperçu » puis « Envoyer »
Modèles rapides → Prospection, Missions, Fidélisation : un clic remplit l'email
Rédiger avec l'IA → décrivez l'email souhaité → « Générer »
Campagnes → onglet Campagnes : un même email à un segment (tous, cibles, clients actifs, contacts Brevo)
Suivi → panneau « Suivi des envois » (30 derniers jours) et fiche client › Emails & tracking
Modèles rapides → Prospection, Missions, Fidélisation : un clic remplit l'email
Rédiger avec l'IA → décrivez l'email souhaité → « Générer »
Campagnes → onglet Campagnes : un même email à un segment (tous, cibles, clients actifs, contacts Brevo)
Suivi → panneau « Suivi des envois » (30 derniers jours) et fiche client › Emails & tracking
✅ Aucune clé à saisir : les emails partent par le compte de la plateforme, avec votre logo, vos couleurs et votre signature (Réglages › Profil & identité).
👤 Agents EDL
Les experts qui réalisent les états des lieux sur le terrain.
Ajouter un agent → Réglages › Agents EDL → nom, mobile, email, secteurs (codes postaux) → il reçoit automatiquement le lien de son espace
Rémunération → dans la fiche agent : grille par bien (« Charger la grille du contrat 2026 »), forfait par type d'EDL ou pourcentage, plus frais de déplacement par zone
Paiements → Réglages › Agents EDL › Rémunérations : reste à payer, case « Payée » par mission
Assigner → à la confirmation d'une réservation ou dans la mission
Espace agent →
Rémunération → dans la fiche agent : grille par bien (« Charger la grille du contrat 2026 »), forfait par type d'EDL ou pourcentage, plus frais de déplacement par zone
Paiements → Réglages › Agents EDL › Rémunérations : reste à payer, case « Payée » par mission
Assigner → à la confirmation d'une réservation ou dans la mission
Espace agent →
app.lokentia.fr/agent, connexion par lien reçu par email : ses missions, itinéraires, sa rémunération et ses factures
ℹ️ L'agent prépare sa facture mensuelle depuis son espace (pré-remplie avec ses missions) ; vous la retrouvez dans les Rémunérations.
⚙️ Réglages
Tout le paramétrage, rangé par rubrique.
Profil & identité → nom de la société, accroche, coordonnées, logo, couleurs, signature et identité légale
Équipe & droits → droits de l'assistante, et « voir comme l'assistante » pour vérifier ce qu'elle voit
Agents EDL → fiches agents, barème de déplacement, rémunérations
Intégrations → rédaction des emails par IA (rien à configurer)
Sécurité → double authentification (application type Google Authenticator)
Sauvegarde → « Sauvegarder maintenant » et « Télécharger une sauvegarde »
Mon compte → télécharger toutes vos données ou supprimer votre compte
Contrat RGPD → le contrat de sous-traitance signé à l'inscription
À propos & version → numéro de version et nouveautés
Équipe & droits → droits de l'assistante, et « voir comme l'assistante » pour vérifier ce qu'elle voit
Agents EDL → fiches agents, barème de déplacement, rémunérations
Intégrations → rédaction des emails par IA (rien à configurer)
Sécurité → double authentification (application type Google Authenticator)
Sauvegarde → « Sauvegarder maintenant » et « Télécharger une sauvegarde »
Mon compte → télécharger toutes vos données ou supprimer votre compte
Contrat RGPD → le contrat de sous-traitance signé à l'inscription
À propos & version → numéro de version et nouveautés
✅ Conseil : activez la double authentification — elle protège les données de vos clients, locataires et agents.
❓ FAQ
Q : Mes données sont-elles sauvegardées ?
R : Oui. Elles sont synchronisées dans le cloud et une copie complète est faite automatiquement chaque nuit (conservée 30 jours). Vous recevez un email si une sauvegarde échoue. Réglages › Sauvegarde pour en lancer une ou télécharger une copie.
Q : Faut-il une clé Brevo pour envoyer des emails ?
R : Non. Les emails partent automatiquement par le compte de la plateforme.
Q : Comment voir les emails envoyés à un client ?
R : Fiche client › onglet « Emails & tracking » : historique, ouvertures et clics mis à jour automatiquement.
Q : Comment donner accès à l'extranet à une agence ?
R : Activez son espace (interrupteur dans la fiche client) puis passez-la en « Client signé ✅ » pour lui envoyer l'email de bienvenue avec son lien.
Q : Une agence peut-elle voir les commandes des autres ?
R : Non, chaque agence ne voit que ses propres commandes.
Q : Comment ajouter un rapport ou un document pour une agence ?
R : Fiche client › Documents → nom + lien → Enregistrer. Il apparaît aussi dans son extranet.
Q : Comment fusionner les doublons ?
R : Clients → filtre « Doublons » (lignes en orange), ou carte « Doublons » de l'accueil.
Q : J'ai oublié mon mot de passe.
R : Lien « Mot de passe oublié » sur l'écran de connexion : vous recevez un email pour en choisir un nouveau (8 caractères minimum).
Q : Le CRM fonctionne-t-il sur mobile ?
R : Oui : menu ☰ en haut à gauche et barre de navigation rapide en bas de l'écran.
Q : Comment savoir ce qui a changé ?
R : Réglages › À propos & version : liste des nouveautés de chaque version.
R : Oui. Elles sont synchronisées dans le cloud et une copie complète est faite automatiquement chaque nuit (conservée 30 jours). Vous recevez un email si une sauvegarde échoue. Réglages › Sauvegarde pour en lancer une ou télécharger une copie.
Q : Faut-il une clé Brevo pour envoyer des emails ?
R : Non. Les emails partent automatiquement par le compte de la plateforme.
Q : Comment voir les emails envoyés à un client ?
R : Fiche client › onglet « Emails & tracking » : historique, ouvertures et clics mis à jour automatiquement.
Q : Comment donner accès à l'extranet à une agence ?
R : Activez son espace (interrupteur dans la fiche client) puis passez-la en « Client signé ✅ » pour lui envoyer l'email de bienvenue avec son lien.
Q : Une agence peut-elle voir les commandes des autres ?
R : Non, chaque agence ne voit que ses propres commandes.
Q : Comment ajouter un rapport ou un document pour une agence ?
R : Fiche client › Documents → nom + lien → Enregistrer. Il apparaît aussi dans son extranet.
Q : Comment fusionner les doublons ?
R : Clients → filtre « Doublons » (lignes en orange), ou carte « Doublons » de l'accueil.
Q : J'ai oublié mon mot de passe.
R : Lien « Mot de passe oublié » sur l'écran de connexion : vous recevez un email pour en choisir un nouveau (8 caractères minimum).
Q : Le CRM fonctionne-t-il sur mobile ?
R : Oui : menu ☰ en haut à gauche et barre de navigation rapide en bas de l'écran.
Q : Comment savoir ce qui a changé ?
R : Réglages › À propos & version : liste des nouveautés de chaque version.
Plateforme
Total clients
—
Actifs
—
Plan Pro
—
Plan Gratuit
—
💰 MRR estimé
—
revenus mensuels
📈 ARR estimé
—
revenus annuels
🔄 Taux conversion
—
essai → payant
🆕 Ce mois
—
nouveaux inscrits
📊 Répartition des plans
📅 Inscriptions ce mois
Abonnés du CRM
| Plan | Statut | Expiration | Inscription | Notes | Accès |
|---|
Comptes agences (extranet)
Agences connectées à leur extranet : elles ne sont pas des abonnés et ne comptent pas dans les chiffres ci-dessus. Leur accès s'active ou se coupe dans Espaces agences.
| Première connexion | Dernière connexion |
|---|
Réservations
Total reçues
—
⏳ En attente
—
✅ Confirmées
—
📅 Aujourd'hui
—
📥
Clique sur "Actualiser" pour charger les réservations
Réglages
IA — Rédaction emails
« Rédiger avec IA » (Emails › Écrire) est assuré par Mistral (offre gratuite) ou par Claude (Anthropic) dès qu'une clé Anthropic est configurée — sans clé à saisir ici : elle est configurée sur le serveur par l'administrateur de la plateforme.
Agents EDL
Les agents ajoutés ici apparaissent dans le menu déroulant "Agent qui se déplace" lors de la confirmation d'un RDV, et leurs coordonnées sont insérées automatiquement dans la convocation envoyée au locataire. L'email (optionnel) sert à proposer ses vrais créneaux libres sur le formulaire de réservation en ligne — après qu'il ait partagé son agenda Google en "Voir uniquement le libre/occupé" avec le compte de service de l'agence. Les secteurs (optionnel) limitent les créneaux proposés aux biens dont le code postal commence par l'un des préfixes indiqués — laisser vide pour un agent disponible partout. Le contrat signé et l'avenant que tu déposes ici apparaissent dans "Mes documents" de son espace agent.
Barème frais de déplacement
Seule l'agence renseigne ce barème — chaque agent le voit en lecture seule dans son espace. Les cases sont libres : ajoutez, renommez ou supprimez-les selon vos besoins (secteur primaire/secondaire, hors secteurs, etc.).
Profil
Identité légale de votre société — destinataire des factures que vos agents d'état des lieux génèrent dans leur espace (les agences clientes ne les voient jamais).
Identité de vos emails
Ces informations apparaissent dans les emails envoyés à vos agences et locataires
(confirmations de RDV, convocations, rappels, rapports).
Les réponses de vos clients arrivent directement dans votre boîte.
Les réponses de vos clients arrivent directement dans votre boîte.
Sans ce lien, aucune demande d'avis n'est envoyée à vos locataires après leur état des lieux.
Identité visuelle
Votre couleur et votre logo remplacent ceux de Lokentia dans ce CRM, l'espace agent et votre page publique de demande d'état des lieux.
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PNG, JPG ou WebP — 2 Mo maximum. Enregistré immédiatement (pas besoin de cliquer sur "Enregistrer").
Rémunérations des agents
Montants calculés avec la référence financière de chaque fiche agent, sur les missions terminées. Cochez « Payée » une fois le règlement effectué : l'agent le voit aussitôt dans son espace.
Sauvegarde
Vos données sont synchronisées dans le cloud et sauvegardées automatiquement chaque nuit (copie complète conservée 30 jours). « Télécharger une sauvegarde » vous en donne une copie à tout moment.
Abonnement
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